Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Widget HTML #1

Manajemen Biaya Dijelaskan Dalam 4 Langkah



Manajemen biaya adalah tentang proses menemukan proyek yang tepat dan melakukan proyek dengan cara yang benar. Ini mencakup kegiatan seperti perencanaan, estimasi, penganggaran, pendanaan, pendanaan, pengelolaan, pengendalian, dan pembandingan biaya sehingga proyek dapat diselesaikan tepat waktu dan anggaran yang disetujui serta kinerja proyek meningkat tepat waktu.

Manajemen biaya mencakup seluruh siklus hidup proyek dari tahap perencanaan awal hingga pengukuran kinerja biaya aktual dan penyelesaian proyek. Artikel ini menjelaskan berbagai langkah dan proses yang terlibat dalam manajemen biaya proyek menggunakan metode seperti Kerangka Manajemen Biaya Total AACE International .

Langkah 1: perencanaan sumber daya

Perencanaan sumber daya menentukan kebutuhan sumber daya masa depan untuk suatu organisasi atau ruang lingkup pekerjaan. Ini termasuk mengevaluasi dan merencanakan penggunaan sumber daya fisik, manusia, keuangan dan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan kerja dan tugas mereka. Kebanyakan aktivitas melibatkan orang-orang yang melakukan pekerjaan. Beberapa kegiatan termasuk persediaan dan barang habis pakai. Tugas lainnya termasuk membuat aset menggunakan input informasional utama (misalnya, desain teknik atau perangkat lunak). Biasanya orang menggunakan alat seperti perangkat untuk membantu mereka. Dalam beberapa kasus, alat otomatis dapat melakukan pekerjaan dengan sedikit atau tanpa usaha manusia.

Perencanaan sumber daya dimulai dengan proses pengembangan ruang lingkup dan rencana pelaksanaan, di mana struktur rincian kerja, rencana struktur organisasi/organizational breakdown structure (OBS), paket kerja dan strategi pelaksanaan dikembangkan. OBS mendefinisikan kategori sumber daya atau tanggung jawab pekerjaan. Kategorisasi ini membuat perencanaan sumber daya lebih mudah, karena semua sumber daya adalah tanggung jawab seseorang, seperti yang ditunjukkan di OBS.

Perkiraan sumber daya (biasanya bagian dari perkiraan biaya) menentukan jumlah sumber daya yang dibutuhkan oleh kegiatan (jam, alat, bahan, dll.), Sedangkan perencanaan jadwal dan pengembangan menentukan kegiatan kerja yang akan dilakukan. Perencanaan sumber daya kemudian menggunakan perkiraan jumlah sumber daya, mengevaluasi ketersediaan dan kendala sumber daya berdasarkan keadaan proyek, dan kemudian mengoptimalkan bagaimana sumber daya yang tersedia (yang seringkali terbatas) digunakan dalam kegiatan dari waktu ke waktu. Optimasi dilakukan secara iteratif menggunakan estimasi durasi dan langkah-langkah alokasi sumber daya dari proses perencanaan dan pengembangan jadwal.

Langkah 2: perkiraan biaya

Memperkirakan biaya adalah proses peramalan yang mengukur, biaya, dan mengevaluasi sumber daya yang diperlukan untuk menskalakan opsi investasi, aktivitas, atau proyek. Teknik digunakan untuk mengubah informasi teknis dan terprogram yang dikuantifikasi tentang suatu aset atau proyek menjadi informasi keuangan dan sumber daya. Hasil estimasi terutama digunakan sebagai masukan untuk perencanaan bisnis, analisis biaya dan pengambilan keputusan, atau untuk biaya proyek dan proses pengendalian jadwal.

Proses estimasi biaya umumnya diterapkan pada setiap tahap siklus hidup aset atau proyek ketika aset atau ruang lingkup proyek ditentukan, diubah, dan disempurnakan. Dengan definisi ruang lingkup yang semakin meningkat, metode estimasi yang digunakan menjadi lebih pasti dan mengarah pada estimasi dengan distribusi biaya probabilistik yang semakin sempit.

Perkiraan biaya dapat dilakukan dengan sistem perangkat lunak khusus seperti Perkiraan Biaya Perusahaan Cleopatra dan database biaya proyek seperti CESK, yang dibuat dan dipelihara untuk mendukung berbagai jenis perkiraan yang harus dibuat selama siklus aset atau proyek.

Estimasi durasi kegiatan harus diperhitungkan pada saat yang sama dengan biaya, karena biaya seringkali bergantung pada durasi dan kebutuhan sumber daya yang ditentukan selama estimasi biaya dapat mempengaruhi jadwal. Pendekatan berulang digunakan karena hasil perkiraan biaya sering kali mengarah pada perubahan ruang lingkup atau rencana. Memang, proses estimasi dapat dilihat sebagai bagian dari proses definisi domain, karena trade-off berulang antara biaya dan ruang lingkup menjalin proses.

Langkah 3: penganggaran untuk biaya

Penganggaran adalah sub-proses dalam perkiraan yang digunakan untuk memetakan perkiraan biaya sumber daya ke akun biaya yang digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja biaya. Ini menjadi dasar untuk pengendalian biaya. Akun biaya yang digunakan dari bagan akun juga harus mendukung proses akuntansi biaya. Anggaran sering kali terhuyung-huyung sesuai jadwal atau untuk mengakomodasi anggaran dan kendala arus kas.

Langkah 4: Pengendalian Biaya

Pengendalian biaya adalah tentang mengukur penyimpangan dari dasar biaya dan mengambil tindakan korektif yang efektif untuk meminimalkan biaya. Prosedur digunakan untuk memantau pengeluaran dan kinerja terhadap kemajuan proyek. Semua perubahan pada basis biaya harus dicatat dan total biaya akhir yang diharapkan terus menerus diramalkan. Ketika informasi biaya aktual tersedia, bagian penting dari pengendalian biaya adalah menjelaskan apa yang menyebabkan perbedaan dari basis biaya. Berdasarkan analisis ini, tindakan korektif mungkin diperlukan untuk menghindari pembengkakan biaya.

Gambar berikut menunjukkan peta proses untuk mengukur kinerja proyek . Proses ini harus dilakukan dalam siklus perbaikan berkelanjutan sampai proyek selesai:


Peta proses untuk mengukur kinerja proyek

Proses evaluasi kinerja dimulai dengan perencanaan dan penggunaan alat yang tepat. Alat perangkat lunak kontrol biaya khusus dapat membantu menentukan prosedur pengendalian biaya, melacak dan menyetujui perubahan, dan menerapkan analisis. Selain itu, pelaporan dapat ditingkatkan dan disederhanakan, sehingga lebih mudah untuk menginformasikan semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek.

Yang harus diperhatikan dalam hal ini

  1. Pengendalian biaya proyek dan selalu menelusuri komponen biaya kembali ke anggaran awal.
  2. Lingkup manajemen perubahan. Perkirakan biayanya dan tambahkan ke dokumen kontrol proyek Anda.
  3. Proyek selesai? Proses umpan balik akan berlangsung. Kirim data aktual ke model biaya Anda untuk meningkatkan keakuratan dan kualitasnya untuk perkiraan di masa mendatang. Sementara sebagian besar alat terbatas pada perangkat lunak perkiraan biaya atau alat kendali biaya, Cleopatra Enterprise adalah keduanya.

Langkah Bonus: Pembandingan

Sebagai langkah bonus, disarankan untuk menambahkan benchmarking ke proses manajemen biaya proyek.

Tolok ukur membantu menutup loop antara proyek A dan proyek B. Pengetahuan dari proyek A (dalam kaitannya dengan proyek saat ini dan yang dilaksanakan) dianalisis dan umpan baliknya direfleksikan dalam proyek B (proyek berikutnya). Ini menciptakan siklus perbaikan untuk meningkatkan kinerja proyek. Pembandingan banyak digunakan dalam industri teknis untuk meningkatkan kinerja proyek.

Tujuan dari proyek benchmarking adalah untuk menyimpan data dari proyek yang telah selesai dan yang sedang berjalan untuk mengekstrak metrik proyek yang berharga dan mengevaluasi perkiraan saat ini. Analisis statistik dari data historis dapat memberikan informasi berharga tentang hubungan antara variabel yang dapat digunakan untuk membangun basis pengetahuan biaya yang andal atau untuk mengkalibrasi yang sudah ada.





Post a Comment for "Manajemen Biaya Dijelaskan Dalam 4 Langkah"